トランスコスモス 技術研究所

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【HubSpot使い方講座】あらゆるタスクを自動化!?「ワークフロー機能」とは??

日々行っている業務の中で、あることをきっかけに必ず行う作業ってありますよね?
今回はその作業を自動化できる「ワークフロー」機能について調べてみました。

【HubSpot使い方講座】あらゆるタスクを自動化!?「ワークフロー機能」とは??

07/03/2019

こんにちは。研究員のクボです。

 今日はMA・SFAなどのオートメーション化を行うのに必須な「ワークフロー」機能について調べてみました。

「ワークフロー」機能は「ワークフロー」メニューが単独で存在します。

最初は考え方やタイミングなどが難しく感じるかもしれませんが、MA・SFAを行うには必須機能になります。

コンタクト・取引・ワークフローの3つの機能が覚えれば、HubSpotでできる幅が広がると思います。

 

今日のアジェンダは

  • 【ワークフロー】機能で何ができるの?
  • ワークフローのシナリオはどのように考えるのか?
  • Tips!シナリオはイレギュラーな動きに重点を置いて!

【ワークフロー】機能で何ができるの?               

 ワークフローはあらかじめシナリオを作成しておき、条件にマッチしたらシナリオが自動的に動作するというもの。

具体的には・・・・

 ・コンタクトが新たに登録されたら登録されたメールアドレス宛にメールを送る

 ・取引が〇〇のステップにきたら顧客へメールを送る

 ・コンタクトがWebから資料請求のボタンを押したら営業担当へSMSを送る

 ・コンタクトの誕生日/記念日になったらメールを送る

 ・・・・・・・・・・etc

などなどほかにもワークフローでできることはたくさんあります。

ワークフローでトリガーに選択できるのはコンタクトプロパティ・会社プロパティ・取引プロパティのいずれかです。

選択したプロパティによって、その後にできるアクションが異なるものもありますので、いろいろと試してみてください。

 

ワークフローのシナリオはどのように考えるのか?       

 シナリオ作成のやりかたは人それぞれなので、このやりかたが必ず良いよ!というのはないと思いますが、まずは何を自動化させたいのかを明確にする必要があります。

例えば、「リード向けにメールを配信したい」と要望があったとして、これをいきなりシナリオにはできないですよね?

なぜなら「誰に」、「何を」、「いつ」、「どんな」がぼやっとしているからです。

このあたりが明確になればシナリオにできるので要望をより落とし込んで考えてみて下さい。

例えばこんな風に

誰に・・・・Webフォーム経由の新規登録者

何を・・・・メール配信したい

いつ・・・・新規登録時

どんな・・・登録のお礼メール

ここまで明確に落としこめれば、「Webフォーム経由からワークフローを設定する時にはトリガーと言われる条件からの新規登録者が登録完了後にメールを送る」というシナリオができあがると思います。

設定する必要があるので、トリガーは「Webフォーム経由で登録があった」になります。

このあと続くのは「新規登録者にメールを配信する」ですので、ワークフローの設定は下図のようになります。

ワークフロー

まずは紙でもシナリオを描いてからスタート(トリガー)からゴールまで矛盾なく進められるかを考えてみてから、ワークフローの設定をするようにしてみてください。

 

Tips!シナリオはイレギュラーな動きに重点を置いて!     

 今回例に出した簡単なシナリオであれば特につまづかないでしょうが、だんだん要件が複雑になり、シナリオをも複雑な設計をしていくことになると思います。

その時にぜひ考えてほしいのでが、想定している値とは別の値で動作させるときにもシナリオがうまく回るかどうかです。

よくあるパターンとして、if/then分岐(もし〇〇だったら~)などを利用し複雑な設計をしたシナリオに正常な値で考えた場合には問題なく動作するのに、イレギュラーな値の時に動作させると意図しない動作になったり、そもそも動作しなかったりすることがあります。

最悪の場合、イレギュラーな値は手動で更新することでシナリオが成立するようなワークフローになりかねません。自動化を行うにはイレギュラーな値が来た時にも動作するかの観点は非常に重要になります。

 


今日はここまでです。

ワークフローはMAツールとして利用できたり、業務効率化として利用できたり、SFAとして利用できたりと、アイデア次第ではいろいろなツールに化けることができます。

ぜひ、ワークフローをマスターして御社のビジネスに役立ててください!

それではまた次回!



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